Wege aus der Meeting-Hölle: Mehr Effizienz und Freude in der Zusammenarbeit

Kommt Ihnen bekannt vor? Dann habe ich vielleicht ein paar Wege, um Meetings auf einfache Art und Weise kollaborativer und effektiver zu gestalten. Doch zunächst eine kleine Problemanalyse. 

Wodurch entsteht eine Meeting-Hölle? 

• Beherrschung durch einige wenige: Meetings werden oft zu einer Plattform für einige wenige, die das Gespräch dominieren, während andere sich ungehört und unbeteiligt fühlen. Nicht immer sind das auch Personen, die den anderen hierarchisch übergeordnet sind. 
• Mangel an Klarheit und Zielsetzung: Vielen Meetings fehlt ein klares und mit allen Beteiligten abgestimmtes Ziel. Dieses Ziel sollte beantworten, wozu das Meeting dient und welches Ergebnis dadurch geschaffen werden soll. Ohne klares Ziel drohen schwammige, unproduktive Diskussionen, ein Springen zwischen Themen und ein ergebnisloses Ende nach Ablauf der geplanten Zeit. 
• Fokus auf “Präsentieren” statt “Zusammenarbeiten”: In vielen Meetings werden Informationen frontal und der Reihe nach präsentiert. Die Interaktion der anderen Teilnehmenden beschränkt sich passives Zuhören, möglicherweise ergänzt durch das Stellen weniger Verständnisfragen. Dadurch entsteht ein wenig motivierender Ablauf für die Teilnehmenden, mit nur wenigen aktiven und sehr vielen passiven Phasen. 
• Ablenkungen und Konzentrationsverlust: Die wenigen aktiven Phasen und gleichzeitig geöffnete Chat-Fenster oder Mail-Programme machen es den Teilnehmenden schwer, sich für die gesamte Dauer eines Meetings zu konzentrieren, ohne sich ablenken zu lassen. 

Und so geht es in Meetings besser! 

• Definieren Sie das “Wozu”: Stellen Sie sich und dem Teilnehmendenkreis die Frage, wozu das Meeting dienen soll und finden Sie gemeinsam eine Antwort darauf. Welche konkreten Ergebnisse wollen Sie erreichen? Dieses “Wozu” ist bei lang laufenden Regelterminen besonders entscheidend, damit sich Unschärfen und Unproduktivität nicht unbemerkt einschleichen kann. 
• Konzentrieren Sie sich auf Austausch und Beziehung: Beginnen Sie das Meeting mit einem themenunabhängigen Check-in, um die Beziehung zu und zwischen den Teilnehmenden zu stärken und einen offenen, vertrauensvollen Austausch vorzubereiten. 
• Fördern Sie offenes Fragen und aktives Zuhören: Ermutigen Sie die Teilnehmenden zu einem echten Dialog, bei dem sich alle gehört fühlen. Setzen Sie aktives Zuhören ein, um ein gemeinsames Verständnis der besprochenen Themen zu sichern.  
• Setzen Sie Technologie sinnvoll ein: Der Einsatz digitaler Whiteboards und anderer Kollaborationstools fördert zum einen eine gleichberechtigte Zusammenarbeit und verschiebt gleichzeitig den Fokus eines Präsentationsmeetings auf tatsächliche Zusammenarbeit. 
• Experimentieren Sie mit verschiedenen Formaten: Meetings müssen nicht zwangsläufig sitzend an Tischen stattfinden. Beispielsweise können Sie gemeinsam an einem Whiteboard zeichnen, einen Mini-Workshop veranstalten oder bestimmte Themen in Kleingruppen diskutieren, um die klassische Meetingstruktur zu verändern und die Teilnehmenden stärker aktiv einzubeziehen. 
• Stellen Sie Ihre Meeting-Kultur in Frage: Gerade bei sich wiederholenden Meetings lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen gemeinsam darüber zu diskutieren, wie effektiv das Meeting ist und wie es verbessert werden könnte. 
• Schließen Sie das Meeting mit klaren Handlungsschritten ab: Was wurde durch das Meeting erreicht? Was soll als nächstes getan werden und wer kümmert sich darum? Sind alle Teilnehmenden damit einverstanden? 

Braucht es dazu ausgewiesene Meeting-Moderation? 

Meiner Erfahrung nach profitieren Meetings grundsätzlich von einer moderierenden Person, die sich darauf konzentriert, die Teilnehmenden in ihrer Diskussion in Richtung des vereinbarten Ziels zu führen. Nicht alle Menschen wollen moderieren und nicht alle Menschen sind dafür geeignet. Die Effektivität eines Meetings hängt, aus meiner Sicht, aber klar auch von der Qualität der Moderation ab. Daher noch ein paar Ergänzungen für Moderierende, um Meetings zu verbessern. 

• Stärken und schützen Sie psychologische Sicherheit: Schaffen Sie eine Gesprächsatmosphäre, die es allen erlaubt, Fragen und Ideen zu äußern, ohne dass sie dafür voreilige Bedenken oder gar Verurteilungen fürchten müssen. Dazu gehört, dass alle Beiträge anerkannt (wenn auch nicht zwangsweise angenommen) werden. 
• Nutzen Sie verschiedene Fragetechniken: Führen Sie die Teilnehmenden stärker über Fragen, denn über Aussagen. Dafür kommen unterschiedliche Fragetechniken in Frage. Einen Überblick dazu finden Sie bspw. in diesem Artikel. 
• Stellen Sie sich flexibel auf Teilnehmende und Gesprächsverlauf ein: Nicht alles ist planbar und nicht jede Gruppendynamik vorhersehbar. Versuchen Sie ruhig und klar auf das Ziel des Meetings ausgerichtet zu bleiben – gerade dann, wenn sich die Diskussion verselbstständigt oder sich die Gemüter erhitzen. 
• Leben Sie das Verhalten vor, was Sie sich von Teilnehmenden wünschen: Regeln für die gemeinsame Diskussion und Zusammenarbeit können Sie nur dann glaubwürdig einbringen, wenn Sie sich auch selbst daran halten und Sie als Beispiel für die anderen vorleben. 

Wie steht es um die Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen? Wenn Sie produktiver und mit mehr Freude zusammenarbeiten möchten, schreiben Sie mir gern!