Agiles Arbeiten in der Kommunalverwaltung

„Die Aufgabenfülle für uns Kommunen wird immer größer und komplexer. Auch wir müssen lernen damit umzugehen.“, sagt Philipp Saar, Bürgermeister der Stadt Haslach im Kinzigtal. Digitalisierung, Klimaschutzmaßnahmen oder die Knappheit von Wohnraum und Kindertagesplätzen sind Beispiele für komplexe Herausforderungen dieser und anderer Kommunen. Gleichzeitig sind ihre Mittel und Handlungsmöglichkeiten begrenzt. 

Die Aufgaben einer Stadt sind jeweils einem Amt zugeordnet, das sich um die Bearbeitung kümmert. Doch komplexe Herausforderungen, wie die Digitalisierung, lassen sich nicht eindeutig einem Amt zuweisen, sondern verlangen eine übergreifende Zusammenarbeit. Diese braucht einerseits eine klare Struktur und muss gleichzeitig flexibel sein, um auf Änderungen reagieren zu können. Doch darauf sind weder die organisatorischen Strukturen noch etablierte Vorgehensweisen der Kommunalverwaltungen vorbereitet.  

Haslachs Bürgermeister Philipp Saar wandte sich deshalb an Acccso. Er wünschte sich, durch strukturierte Zusammenarbeit der Ämter auf effiziente Weise zu besseren Lösungen für die Stadt zu kommen. 

Aus unserer Beratungserfahrung mit Organisationen der öffentlichen Verwaltung wissen wir, dass diese Ziele erreichbar sind – und was es dafür braucht.  

Eine themenbezogene, amts- oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verlangt von allen Beteiligten ein hohes Maß an Selbstorganisation und die Bereitschaft, die Interessen und Gewohnheiten der eigenen Abteilung zum Wohle des größeren Ganzen hinten an stellen zu können. Dafür sorgt die Einführung agiler Prinzipien. Um die Zusammenarbeit zu strukturieren und effizient zu gestalten, nutzen wir Elemente des Projektmanagements.  

Das ist für viele Menschen ungewohnt und eine Herausforderung – so auch für die Mitarbeitenden der Stadt Haslach. Doch wir konnten den Beteiligten diesen Weg erleichtern: durch jederzeit verfügbare Begleitung und einen klaren, leicht nachvollziehbaren Change-Prozess in 3 Schritten. 

Im ersten Schritt ging es darum, Wissen und Fähigkeiten zu Projektmanagement, agilen Arbeitsweisen und modernem Führungsverständnis aufzubauen. Die Führungskräfte der Stadt sollten dabei verschiedene Möglichkeiten kennenlernen und reflektieren. 

Unser Training folgte dem Supermarkt-Prinzip: Die „Regale“ sind gut gefüllt mit entsprechenden Methoden, die vermittelt und ausprobiert werden können. Letztlich entscheidet aber die Gruppe, welche Angebote mit nach Hause genommen, also in der täglichen Arbeit eingeführt werden sollen. Unsere Aufgabe als Organisationsberater ist es, sicherzustellen, dass diese Auswahl auch zielführend ist. 

Auf diese Weise konnten die Teilnehmenden auch das amtsübergreifende Zusammenarbeiten und Entscheiden üben – in entspannter Atmosphäre und sicherem Rahmen. 

Im letzten Teil des Trainings bekamen die Führungskräfte der Stadt die Aufgabe, gemeinschaftlich zwei reale Projekte zu bestimmen, anhand derer die neuen Arbeitsweisen verprobt werden sollten. Und spätestens jetzt war den Beteiligten klar: Sie bekommen keine neuen Regeln oder Rollen vorgesetzt, sondern gestalten die neue Arbeitsorganisation gemeinsam. Eine wichtige und motivierende Erkenntnis auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation. 

Die beiden Pilotprojekte wurden mit den ausgewählten Methoden lehrbuchgemäß aufgesetzt: Rollen und Verantwortlichkeiten wurden vereinbart, Zusammenarbeitsmodelle verabschiedet und die Projektplanungen gemacht. In beiden Fällen arbeiteten wir dabei mit einem einfachen Kanban-Board und Ticket-System, um die Projekte für alle Beteiligten transparent zu halten. 

Wir haben beide Projektteams durchgehend unterstützt, durch Begleitung, Sparring und Moderation, um Fragen zu beantworten, beim Umgang mit Schwierigkeiten und um den Erfahrungsaustausch zwischen den Teams herzustellen. Den Bedarf an Unterstützung bestimmten die Teams größtenteils selbst und blieben so eigenverantwortlich für den Projekterfolg. 

Durch das zusätzliche Angebot jederzeit abrufbarer Einzel- und Gruppencoachings konnten wir auch individuelle Herausforderungen abfangen und im Sinne des Projekts konstruktiv lösen. So haben wir es gemeinsam geschafft, ein produktives und sicheres Umfeld herzustellen, damit die neuen Arbeitsweisen getestet und eingeübt werden konnten. Gleichzeitig entstand Mehrwert durch die Bearbeitung echter Projekte. Und das mit eindeutigem Erfolg!  

Nach Abschluss beider Projekte setzten wir uns alle zusammen und reflektierten die gesammelten Erfahrungen in der Pilotphase. Das Fazit war einhellig: Die neue Arbeitsweise war eine Umgewöhnung, aber die Ergebnisse waren es in jedem Fall wert. 

Nun galt es, weitere Projekte entsprechend umzusetzen und das agile Zusammenarbeiten so schrittweise weiter einzuführen. Im gemeinsamen Abschluss-Workshop wurden dazu die entsprechenden Projekte identifiziert und die notwendigen Entscheidungen getroffen. Nun war die Stadt Haslach vorbereitet, um die nächsten Schritte selbst zu gehen.  

Nicht nur das durchweg positive Fazit der Beteiligten spiegelt den Erfolg unserer gemeinsamen Arbeit wider. Er lässt sich auch in konkreten Ergebnissen ausdrücken:  

• Eines der beiden Pilotprojekte konnte doppelt so schnell bearbeitet werden als zunächst angenommen. 
• Die Bearbeitung des anderen Projekts wurde durch die neue Arbeitsweise sogar um mehr als 10fach beschleunigt, im Vergleich zur etablierten Arbeitsweise. 
• Beide Projekte erreichten ihr Ziel, wurden also vollständig umgesetzt. 

Auf diese Ergebnisse sind alle Projektbeteiligten zurecht stolz - wir eingeschlossen!