Drei Spielregeln für konstruktivere Meetings

Das gilt bspw. vor allem dann, wenn: 

• Man sich untereinander noch nicht so gut kennt 
• Ein heikleres Thema besprochen wird 
• Offenheit gewünscht, aber nicht üblich ist 

Für mich haben sich drei Spielregeln bewährt, die ich in dieser Kombination regelmäßig nutze. 

Regel 1: Was hier besprochen wird, bleibt hier 

Diese Regel ist weitgehend bekannt unter dem Namen „Vegas-Regel“ (What happens in Vegas, stays in Vegas). Sie sorgt dafür, dass grundsätzlich davon ausgegangen werden kann, dass es sich hier um einen vertraulichen Gesprächsraum handelt. Nichts darf nach außen gegeben werden, außer es wird explizit so vereinbart. 

Wie wirkmächtig die Regel ist, also wie stark sie Offenheit und Vertrauen in der Gruppe fördert, da bin ich mir nicht sicher, offen gestanden. In einem Umfeld, das eher von Skepsis und Misstrauen geprägt ist als vom vertrauensvollen Austausch, wird sie sicher nicht ad hoc für ein hohes Maß an psychologischer Sicherheit sorgen. Dennoch ist es mir wichtig, diese grundlegende Rahmenbedingung zu setzen, die dann selbstverständlich auch für mich (als Moderator) gilt. 

Regel 2: Wir halten Person und Verhalten auseinander 

Diese Regel soll den Teilnehmenden signalisieren, dass alles gesagt werden kann, gerade weil wir uns gleichzeitig darauf verständigen, Person und Verhalten auseinanderzuhalten. Anders gesagt: Wenn wir kritisieren, kritisieren wir eine konkrete Aussage oder ein konkretes Verhalten, aber nicht die entsprechende Person. 

Diese Regel stärkt, meines Erachtens, Offenheit schon stärker. Und sie erlaubt mir und allen anderen Beteiligten, sich während des Meetings darauf zu berufen, wenn sie nicht eingehalten wird. Sie schützt aktiv die Beteiligten und macht ihr Verhalten oder ihre Aussagen gleichzeitig klar und direkt besprechbar. 

Regel 3: Wir trennen Beobachtung von Interpretation 

Diese Regel braucht etwas Erklärung durch die Moderation. Wir verwechseln leicht, was wir tatsächlich beobachten mit den Fantasien, die wir zur Beobachtung unbewusst hinzufügen. Wenn mir bspw. ein Teilnehmer auffällt, der sich während des Meetings mit seinem Handy beschäftigt, ist das eine Beobachtung. Sollte ich daraus den Schluss ziehen, dass er am Meeting nicht interessiert ist, ist das meine Fantasie dazu. 

Hier kommen die Teilnehmenden öfter ins Nachdenken – diese bewusste Unterscheidung leuchtet meist direkt ein, ist vielen aber nicht bewusst. Die Regel ist eine Aufforderung, im Meeting aufmerksam und sich ihrer selbst bewusst zu sein, da Missverständnisse durch unbewusste Schlussfolgerungen, die mit der Wirklichkeit verwechselt werden, sehr schnell entstehen können. 

Meiner Erfahrung nach schützt diese Regel nicht nur vor Schuldzuweisungen und ähnlichem, sondern generell vor voreiligen Schlussfolgerungen. Es ist auch die Regel, an die sich viele Teilnehmende auch noch lange nach dem Meeting erinnern können, zumindest meiner Erfahrung nach. 

Kombiniert können alle drei Regeln Offenheit und Vertrauen im Meeting stärken, indem sie  

• einen sicheren Rahmen versprechen (Regel 1),  
• einzelne Personen vor verbalen Angriffen schützen (Regel 2) und  
• ein höheres Maß an Aufmerksamkeit und Bewusstheit fördern (Regel 3).  

Im besten Fall wirken sie auch über das Meeting hinaus und generell positiv auf die Zusammenarbeit der Beteiligten. 

Wie bei allen Spielregeln gilt: Sie wirken natürlich nur dann, wenn sie auch wirklich von allen Beteiligten eingehalten werden. Und das gilt nicht zuletzt auch für die Moderation.