Zeitmanagement: Dafür habe ich keine Zeit!

Ein Kalauer? Ja bestimmt, und mit einem gehörigen Schuss Wahrheit.

Ich hatte mich schon seit längerer Zeit mit dem Gedanken beschäftigt, ein Seminar dieser Art zu belegen. Bei meinem vorherigen Arbeitgeber war es einer der letzten Einträge auf der Liste der Weiterbildungen in der Rubrik „Soft-Skills", die ich in meinen knapp 14 Jahren Betriebszugehörigkeit noch nicht abgehakt hatte. Aus verschiedenen Gründen, und dazu gehörte nicht nur Zeitmangel, ist es nie dazu gekommen.

Ausgelöst durch eine strukturelle Veränderung meiner Aufgaben bei Accso ist die Teilnahme wieder mehr in das Zentrum meiner Aufmerksamkeit gerutscht. Auf einmal musste ich nicht nur meine eigene Zeit organisieren (das fällt mir schon schwer genug!), sondern musste mich auch noch um die Aufgaben und zeitliche Auslastung von anderen kümmern. Nach nicht allzu langer Zeit ging es mir wie den gängigen Betriebssystemen bei zu wenig Arbeitsspeicher: ein guten Teil der Zeit war ich mit Wechsel zwischen Teilaufgaben und nicht mehr mit deren eigentlichen Erledigung beschäftigt. Es war Zeit, etwas zu unternehmen!

Die kurze Rückfrage bei der Assistentin der Geschäftsführung ergab, dass es bei Accso noch kein erprobtes Standardseminar in diesem Themenbereich gibt, allerdings gab sie mir die Internetadressen von zwei Schulungsunternehmen, mit denen wir in letzter Zeit zu tun hatten. Die Beschreibung der beiden Anbieter unterschied sich nur minimal, deswegen fällte ich meine Wahl zunächst nur auf Basis von Terminüberlegungen (möglichst bald, damit ich für das Projekt noch einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen kann.) Meine Entscheidung wurde aber bald dadurch revidiert, dass der zuerst gewählte Anbieter anscheinend nur noch aus dem Internetauftritt bestand, denn auf Anfragen per Internetportal wurde nicht geantwortet (bis jetzt nicht!) und die Telefon-Hotline war laut Webseite gerade nicht freigeschaltet.

Was waren die Themen?

Der Zuschlag ging daher an die Haufe-Akademie. Unmittelbar nach der Anmeldung kam zwar die Rückmeldung, dass der Kurs belegt war und ich automatisch auf die Warteliste gesetzt worden bin, aber schon 2 Wochen später bin ich nachgerutscht. Sämtliche Kommunikation durch das Unternehmen war übrigens vorbildlich. Ich fühlte mich gut aufgehoben.

Das Seminar fand am 25. und 26. November 2014 in Köln (Radisson Park Inn) statt. Direkt nach Beginn wurde mir schnell klar: Mir geht es noch vergleichsweise gut. Zehn der zwölf Teilnehmer kamen aus Fachabteilungen von Betrieben. Die Zeitplanung dieser Teilnehmer war größtenteils fremdgetrieben und auf Zuruf, was mit der relativ gut beeinflussbaren Terminplanung in meinen bisherigen Projekten kaum zu vergleichen war. Ein wesentlicher Unterschied bestand auch darin, dass die Aufgaben der anderen relativ gut zeitlich abzuschätzen waren, wohingegen meine (besonders zurzeit aufwandstechnisch „herausfordernd" sind. Trotzdem waren wir Gleichgesinnte, die am Ende des Tages bzw. Ende der Woche nicht wissen, was sie geschafft haben und daher eine gewisse Grundunzufriedenheit beherbergen.

Die Seminarleiterin Astrid Schlömer ist sehr gut auf die individuellen Probleme eingegangen und hat für eine insgesamt annehme Lernumgebung gesorgt. Zusammenfassend wurden die folgenden Themen ( Web-Seite) bearbeitet:

• Klassifizierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
• Teilen von großen Aufgaben in planbare Happen
• Regelmäßige (tägliche) Zeitfenster reservieren
• Geschützte Freiräume schaffen
• Störende Eigenschaften der Office-Tools deaktivieren (sowenig „Plings!" wie möglich 🙂 )
• Email-Regeln einrichten
• To-Do-Listen organisieren

Was nehme ich mit?

Mein persönlicher Gewinn liegt zu einem guten Teil in der Erkenntnis, dass eine wöchentliche Planung und tägliche Planung unabdingbar sind und dass eine To-Do-Liste keine Zeitblock-orientierte Organisation ersetzt.

Bisher habe ich schon oft versucht eine To-Do-Liste zu pflegen und bin immer wieder kläglich gescheitert, weil sie mir zwar sagt, was zu tun ist und bis wann, aber halt nicht wann es zu tun ist. Auf der anderen Seite bestand mein Terminkalender zu 90% (anzahlmäßig nicht zeitmäßig!) aus Terminen, die von Kollegen und mir zum Zweck einer Besprechung angesetzt worden sind. Eigene Zeitblocker hatte ich bisher praktisch nicht verwendet.

An dieser Stelle setzt die Tages- und Wochenplanung ein, die die To-Do-Listen in konkrete Zeitblöcke umsetzt. Wichtig ist dabei, dass man diese Planung selbst als hochheilige Routine ansieht, die man nicht anderen vermeintlich dringenderen Aufgaben Opfern darf. Aus der Erfahrung von Frau Schlömer reichen dabei in der Regel 10 Minuten täglich, die normalerweise die am besten investierten Minuten des Tages sind. Dabei werden langwierige Aufgaben in Blöcke von maximal 90 Minuten zerschnitten. Das ist zum einen der maximalen Aufmerksamkeitsspanne eines Erwachsenen geschuldet und zum anderen dadurch, dass dies erfahrungsgemäß auch die maximale Zeit ist, die man sich zur konzentrierten Bearbeitung aus dem normalen Projektgeschäft zurückziehen kann. Letzteres ist nämlich ein sehr wichtiger Aspekt: Voraussetzung ist die Umstellung der (technischen und wenn möglich auch räumlichen) Arbeitsumgebung, so dass möglichst wenig Ablenkung durch Email, Telefon und sonstige Gespräche entsteht.

Was? Und das ist alles?

Ich fürchte ja. Das hört sich erst einmal ernüchternd an, aber man muss das Ganze relativieren. Wie bei vielen Softskill-Seminaren gibt es aus meiner Erfahrung heraus nur selten den Fall der unerwarteten Erkenntnis. Viele Aspekte des vermittelten Wissens sind aus dem gesunden Menschenverstand nach mehr oder weniger intensiver Überlegung ableitbar. Wozu also überhaupt ein solches Seminar besuchen? Warum nicht lieber das Geld sparen und „mal selbst drüber nachdenken"?

Der wichtigste Grund dagegen ist, dass dies in der Regel nicht gelingt. Das Seminar schafft den zeitlichen und organisatorischen Rahmen für das eigene Nachdenken. Außerdem hilft die Notwendigkeit, anderen Teilnehmern die eigene Situation zu beschreiben, denn Beschreiben ist mit die beste Möglichkeit, seine Gedanken zu sortieren und sein Verständnis zu prüfen. Zu guter Letzt hilft die langjährige Erfahrung eines Seminarleiters, verschiedene Lösungsmöglichkeiten zu vergleichen und gegeneinander abzuwägen. Und das nicht nur am eigenen Beispiel, sondern auch in Bezug auf die Beispiele der anderen Teilnehmer.

Die Quintessenz ist also, dass ich das Seminar im Großen und Ganzen empfehlen kann. Aber ich würde jedem ans Herz legen, sich nicht zu große Erwartungen zu machen. Es bietet keine universellen Lösungen, sondern eher einzelne hilfreiche Gedanken, die man persönlich zusammensetzen muss.

Nachlese am 12.02.2016

Mitte 2015 brach mein Zeitmanagement aufgrund einer sehr schwierigen Projektsituation komplett zusammen. Daher mussten leider alle anderen Aktivitäten auf praktisch null heruntergefahren werden. Dazu gehörte unter anderem meine Aufgabe als Leiter der BI-Community und z.B. die Veröffentlichung dieses Artikels, den ich zwei Tage nach dem Seminar begonnen hatte.

Nach der gegen Ende letzten Jahres eingetretenen Entspannung konnte ich den Artikel jetzt endlich fertigstellen. Was für ein (besch…) Zeitmanagement! Ach ja, vielleicht sollte ich das jetzt wieder aufnehmen…