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31. Januar 2012 / von Martin Lehmann

Kamera  läuft!
Screencast-
Software
im Einsatz

In fast allen Softwareprojekten müssen wir eine Nutzerdokumentation erstellen. Eine besondere Herausforderung ist dabei die für den Benutzer leicht zugängliche Erklärung von Graphischen Benutzeroberflächen. Für solcherlei Tutorials, die sehr interaktive und vernetzte Abläufe beschreiben, ist ein statisches Textdokument nicht gut geeignet.
Mit Präsentationswerkzeugen (z.B. PowerPoint) könnte man immerhin Animationen einsetzen, aber es geht noch besser: Warum nicht ein Videotutorial erstellen, in dem man Bildschirminhalte aufzeichnet und die gezeigten Darstellungen gleich mit Audioerklärungen unterlegt?

Kamera läuft!
Kamera läuft!

Einsatzszenario

In meinem aktuellen Projekt erstellt ein Konsortium internationaler Wetterdienste ein interaktives System für die Visualisierung von Wetterdaten. Das Gesamtsystem ist hochgradig konfigurierbar. Das Handling und Zusammenspiel der vielen tausend Konfigurationsdateien wird ab dem aktuellen Release durch ein neues Administrationstool unterstützt, das als native Java-Applikation (Swing und Netbeans RCP) realisiert wurde. Verschiedene Nutzergruppen, die mehr oder weniger viel Erfahrung mit dem System haben, sollen das Administrationstool möglichst gewinnbringend einsetzen können.

Das neue Administrationstool ist selbst überaus mächtig und bietet eine Vielzahl von nützlichen kleinen Funktionalitäten an, die dem Nutzer das Konfigurationsleben vereinfachen … wenn,  ja wenn der Nutzer sich dieser Optionen und Möglichkeiten überhaupt bewusst ist. Denn verschiedene Funktionen und Inhalte sind über kontextsensitive Menus, Buttons, Kontextmenus, in Statusbar, in Tooltips etc. enthalten und erschließen sich ob der fachlichen Komplexität vielleicht nicht direkt intuitiv.

Also: Eine Nutzerdokumentation muss her.

Statische Nutzerdokumentation? Passt nicht.

Im Projekt gibt es bereits eine Menge von Nutzerdokumentation. Das meiste liegt als Word- oder PDF-Dokument oder als Online-Hilfe (JavaHelp) vor. Es wäre naheliegend, nun ebenfalls ein solches Dokument für das neue Administrationstool zu erstellen.

Geschätzte 100 Seiten Word-Dokument und etliche Hundert Screenshots warten auf mich.  Schnell gebe ich das Vorhaben auf, eine solche statische Textdokumentation zu erstellen, denn:

  • Wesentlicher Schwachpunkt einer Aufbereitung  als Dokument neben dem Initialaufwand (100 Seiten wollen erst mal geschrieben sein…) ist auch der Pflegeaufwand (um Text und Screenshots aktuell zu halten).
  • Wesentliche didaktische Schwachpunkte eines 100-seitigen Dokuments (neben dem reinen Leseaufwand) sind: Wie benutzt man das zielführend? Ausdrucken und Stück für Stück abarbeiten? Alles lesen und versuchen zu erinnern? Wie bekommt man die Zusammenhänge in den Kopf? Alles wenig nachhaltig…
  • Es geht in meinem speziellen Fall vor allem darum, die Einstiegshürde für das neue Administrationstool zu senken. Wer einmal das Tool in Aktion gesehen hat, dürfte sich schnell zurechtfinden, wenn Grundstruktur und „Idee“ hinter dem Tool so weit verstanden wurden, so dass man sich danach alleine zurechtfinden kann…

Ideal wäre in meinem Fall also, das Tool einfach dem Nutzer zu präsentieren. Da die Projektnutzer in meinem Fall aber über sechs Länder über 3 Kontinente verteilt sind, scheidet eine direkte Live-Präsentation aus.

Video killed the Document Star: Camstudio 2.6

Wenn nicht live, dann eben aufgezeichnet. Erstellen wir also ein Videotutorial . Die Idee ist nicht wirklich neu: Verschiedene Screencast -Softwareprodukte am Markt erlauben, Abläufe am Bildschirm direkt aufzuzeichnen, die Abläufe mit Audio-Kommentaren parallel zu vertonen und das fertige Video abzuspeichern.
Camstudio

Wikipedia nennt hier verschiedene Produkte. Bekanntester Vertreter ist wohl das kommerzielle Camstasia Studio.

Mein Videotutorial habe ich mit der Open-Source-Software Camstudio (Version 2.6) erstellt. Camstudio ist „free“ für sowohl private als auch kommerzielle Anwendungen: CamStudio und der Codec stehen unter der GPL  (GNU General Public License).

Mit Camstudio  habe ich rund 45 Minuten Nutzerdokumentation für das Administrationstool aufgezeichnet. Camstudio selbst ist nach kurzer Eingewöhnung und Erforschung der verschiedenen Einstellmöglichkeiten gut bedienbar und war durchgehend stabil (nicht unwichtig, schließlich möchte ich nicht eine Stunde Aufwand investieren, um dann beim finalen Abspeichern zu merken, dass das Tool leider doch eine Macke hat und ich alle Ergebnisse verliere). Tutorials für Camstudio gibt es – konsequenterweise – auf Youtube.

Camstudio: Video und Audio, Tools

Videooptionen: Verschiedene Codecs sind in Camstudio auswählbar, dazu auch Einstellungen zu Qualität und Framerates. Der Sinn und Zweck aller Einstellungen hat sich mir nicht bis ins Letzte erschlossen, aber für meine Zwecke waren die Default-Werte letztlich auch „good enough“. Meine verschiedenen Versuche, die Videoeinstellungen für eine kleinere Dateigröße des Ergebnisvideos zu optimieren, führten eher ins Leere – und bewirkten zeitweise, dass manchmal Video und Audio nicht mehr synchron liefen.

Speicherformat ist per Default AVI, alternativ kann auch nach Flash konvertiert werden. Für meine Zwecke war AVI ausreichend, da ich den Extraaufwand der Konvertierung nach Flash gescheut habe. Die 45 Minuten meines Tutorials erzeugen eine Gesamtdateigröße von fast 4,5GB, die sich aber durch nachträgliche ZIP-Kompression auf erstaunliche 25% Speicherbedarf reduzieren lassen. (Mit einer gezielteren Wahl des Codecs und weiteren Videooptimierungen hätte ich die Speichermenge wohl weiter drücken können).

Mit Camstudio kann man verschiedene Bildschirmausschnitte aufzeichnen, darunter „Full Screen“, nur ein „Window“  (also die Anzeige einer Anwendung) oder eine frei wählbare Bildschirmregion.

Audiooptionen: Audio kann über verschiedene Quellen aufgenommen werden. In meinem Fall reichte ein Standard-iPhone-Headset völlig aus.

Mit folgenden Tools kann man den Tutorial-Effekt noch gezielt untermauern:

  • Der Cursor kann hervorgehoben werden, z.B. durch einen gelben Kreis. Mausklicks links und rechts können mit anderen Farben hervorgehoben werden. Das ist nützlich, wenn interaktive Benutzungen einer Graphischen Oberfläche zu beschreiben sind.
  • Es ist möglich, in das Video verschiedene Annotationen einzubauen, u.a. mit Uhrzeit, Wasserzeichen, frei wählbarem Überschriftentext.
  • Es ist auch möglich, das Bild der Webcam mit in das Video einzublenden. Dieses Feature hat bei mir leider nicht funktioniert, die Laptop-Webcam wurde von Camstudio nicht erkannt.

Lessons learned

Die ersten Tutorials zeichnet man nicht nur einmal auf, sondern lernt stetig aus Fehlern und nimmt neu auf. In der Nachbetrachtung des aufgenommenen Tutorials fallen immer wieder unschöne Szenen und Stellen auf. Man findet dabei verschiedene Optimierungsmöglichkeiten wie diese:

Drehbuch: Die wesentlichen Schritte sollte man in eine Art Drehbuch vorbereiten. Tatsächlich sollte man aber m.E. auch nicht zu viele Details vorbereiten, die man sklavisch abarbeitet, da das Video sonst schnell zu „künstlich“ und „abgelesen“ wirkt (… sicher auch persönlicher Stil). Für das Administrationstool habe ich grob die wesentlichen Schritte vorbereitet, aber Detailschritte der Präsentation ziemlich spontan erst während der Aufzeichnung ausgewählt.

Splitting: Die Videodateien werden schnell sehr groß. Ich habe daher das Tutorial in mehrere Abschnitte aufgeteilt, von denen jedes jeweils ein größeres inhaltliches Thema adressiert. Dies hat bei der Erstellung den großen Vorteil gezielter Aufsetzpunkte – man muss nicht mit einer riesigen Videodatei arbeiten. Und auch der Nutzer des Tutorials kann sich später gezielt eines der Themen als Einzeldatei herausgreifen.

Bildschirmregion: Für mein Tutorial habe ich eine feste Bildschirmregion zur Aufzeichnung gewählt. Ideal wäre eigentlich die Aufzeichnung des „Window“ des Administrationstools, aber bei einigen wenigen Tutorialstellen muss ich auch noch Inhalte des Windows-Explorer zeigen, so dass die Einstellung „Window“ alleine nicht ausreicht. Den „Full Screen“-Modus wollte ich bewusst nicht nutzen, um nicht die Windows-Taskleiste auf dem Video zu zeigen. Die Bildschirmregion sollte man großzügig wählen, da Anwendungsdialoge, die während der Aufzeichnung aufgehen, sonst evtl. ganz oder teilweise außerhalb der gewählten  Bildschirmregion angezeigt werden, so dass man diese erst in die sichtbare Region hineinziehen muss.

Störende visuelle Effekte: Zu viele Nebeneffekte verwirren nur und lenken vom eigentlich Inhalt ab. Daher schaltet man am besten alle Störquellen ab, insbesondere Mailbenachrichtigung, Communicator, Skype etc. Alle anderen Anwendungen im Hintergrund, die nichts im Video verloren haben, sollten ebenfalls geschlossen oder minimiert werden. Ist bei der Aufzeichnung auch der Desktop zu sehen, so ist ein hochaufgelöstes Hintergrundfoto vom letzten Sommerurlaub didaktisch wenig zielführend. Ein einfarbiger Hintergrund dagegen lenkt nicht ab. Auch alle auf dem Desktop liegenden Icons sollten besser versteckt werden.

Störende Nebengeräusche: Alle Audiostörquellen sollten möglichst aus- oder stummgeschaltet sein. Bei meinen Versuchen habe ich schnell festgestellt, dass es nicht zweckmäßig ist, ein Videotutorial im Büro aufzuzeichnen und mich stattdessen ins Homeoffice zurückgezogen. Nach Ausschalten von Handy, Festnetz und Türklingel musste ich nur noch warten, bis auch (endlich!) die Geräusche der Bauarbeiten in der Nachbarschaft verstummt waren.

Tempo: Schnellsprecher und –denker müssen einen Gang zurückschalten: Ein gemäßigtes Sprechtempo und eine deutliche Aussprache sind unbedingt erforderlich, insbesondere, wenn wie in meinem Fall, das Tutorial auf Englisch erstellt wird. Allzuviel „Gefuchtel“ mit der Maus irritiert und sollte ebenfalls vermieden werden. Kleine Pausen bei Themenwechseln helfen dem Tutorialnutzer, mitzukommen und bei Bedarf einfacher zu einem Abschnitt zurückzuspringen. Anders als bei PowerPoint-Folien hat der Betrachter keinen Text, an dem er sich „festhalten“ kann. Aber: Falls textuelle Erläuterungen (wie z.B. eine Agenda) benötigt werden, so kann man diese auch in das Videotutorial mit integrieren.

Windows Movie Maker
Windows Movie Maker

Nachträglicher Videoschnitt mit Windows Live Movie Maker

Man kann sein Tutorial optimieren wie man will: Im Nachgang findet man immer noch mal Fehler oder Unschönheiten. Wenn man dann den betroffenen Abschnitt des Tutorials nicht komplett neu aufnehmen kann oder mag, so hilft ein nachträglicher Videoschnitt.

Mit Windows-Bordmitteln kann man die Videos tatsächlich recht einfach nachbearbeiten: Für einfache Zwecke wie Schneiden, Teilen, Zusammenfügen reicht  das Standardtool „Windows Live Movie Maker “ aus. Bei Bedarf kann damit das Video sogar mit einfachen visuellen Effekten  (z.B. für animierte Übergänge) versehen werden.

Fazit

Nicht bei jeder Art von Nutzerdokumentation ist ein Video das geeignete Medium, aber für das genannte Beispiel „Administrationstool“ war das Erstellen des Videotutorials eine gute Wahl und hat Spaß gemacht.

PS: Inwieweit sich das Tutorial bewährt, wenn mal ein Update ansteht (und dann Änderungen am Tutorial nötig sind), lässt sich noch heute schwer abschätzen. Im schlimmsten Fall erstellt man einen der 10-Minuten-Abschnitte nochmal komplett neu, womit sich der Aufwand sehr in Grenzen halten sollte.

Nachtrag: Die iX bringt in Ausgabe 2/2012 einen Artikel zum Thema (siehe auch hier).

Nachtrag 2: Die c’t vergleicht in Ausgabe 16/2012 aktuelle Screencasting-Softwareprodukte (siehe hier). Die dort Kritik an Camstudio kann ich so nicht nachvollziehen.


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Autor

Martin Lehmann Seit September 2010 als Cheftechnologe bei der Accelerated Solutions GmbH. Benutzt Java seit vielen Jahren und teilt gerne sein Wissen zu den Neuerungen in Java9, 10, 11 usw. wie beispielsweise zum Modulsystem Jigsaw.
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