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14. November 2011 / von Dr. Martin Kronenburg

Quäl'
Dich,
Du Leser!

Dieses Motto scheinen einige Autoren zu haben, wenn sie Texte schreiben. Zumindest müssen sich Leser immer wieder quälen, wenn sie Texte, wie zum Beispiel Spezifikationen oder Protokolle, verstehen möchten. In diesem Beitrag will ich einige Phänomene ansprechen, denen ich in solchen Texten leider immer wieder begegne, wegen derer sich die Leser oft quälen müssen und die in meinen Augen so nicht notwendig sind.

Mit Texten meine ich alle Arten von Dokumenten, die Autoren tagtäglich insbesondere im IT-Bereich schreiben; also zum Beispiel:

  • E-Mails
  • Protokolle
  • Anforderungsdokumente
  • Fachspezifikationen
  • Technische Spezifikationen
  • Systemdokumentationen
  • Nutzungskonzepte
  • Angebote

 Das Gemeinsame all dieser Dokumente ist:

  • Es gibt einen Autor, der ein Dokument schreibt. Zumindest ist immer ein Autor für einen Abschnitt des Dokuments verantwortlich, wenn das Gesamtdokument von mehreren Autoren erstellt wird.
  • Es gibt mindestens einen anderen Leser, der den Text lesen und verstehen soll.

Das oberste Ziel beim Schreiben dieser Texte sollte in meinen Augen Verständlichkeit sein. Der Autor sollte alles daran setzen, dass die Vorstellungen in seinem eigenen Kopf über das geschriebene Wort so beim Leser ankommen. Das ist nicht trivial! Immerhin finden dabei zwei Abbildungen statt:

  • zunächst von den Vorstellungen des Autors in den Text,
  • dann vom Text in die Vorstellungen des Lesers.

Dieses Problem veranschaulicht das folgende Bild:

Vorstellungen von HaustierenEine Tochter wünscht sich ein Haustier; sie redet mit ihren Eltern und ihrer Oma; vielleicht schreibt die Tochter auch einen Wunschzettel. Die Vorstellung in den Köpfen ist jedoch oftmals eine unterschiedliche. Ein Autor muss also so schreiben, dass er und der Leser dasselbe Haustier im Kopf haben. Dies erreicht ein Autor, indem er verständlich schreibt, d.h. vor allem

  • einfach
  • konkret und
  • anschaulich

schreibt.

Es gibt viele Tipps und Regeln für einen Autor, wie er verständlich schreibt, zum Beispiel die Bücher von Wolf Schneider [1], [2]. Diese sind zwar vor allem für Journalisten geschrieben, aber die Regeln gelten für jeden, der schreibt und verstanden werden will. Ein weiterer guter Leitfaden ist: http://de.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Wie_schreibe_ich_gute_Artikel.

In den folgenden Abschnitten stelle ich einige konkrete Regeln für verständliches Schreiben vor, die in meinen Augen am wichtigsten und leicht anwendbar sind. Dabei kann ich leider nicht auf Beispiele aus realen Projekten zurückgreifen, weil die Texte aus diesen Projekten in der Regel vertraulich sind. Zur Veranschaulichung greife ich daher entweder auf öffentlich zugängliche Texte oder fiktive Beispiele zurück.

Zuvor noch eine Anmerkung zum Aspekt Korrektheit. Natürlich muss ein Autor auch sicherstellen, dass er alles korrekt aufschreibt. Für mich ist Verständlichkeit eine Voraussetzung dafür, dass ein Leser die Korrektheit eines Textes prüfen kann. Damit muss ein Autor also stets die Verständlichkeit und die Korrektheit seiner Aussagen sicherstellen.

Seid aktiv!

Die Verwendung des Passivs bei Verben ist mein Lieblings-Phänomen. Gefühlt kommt es von allen Phänomenen am häufigsten vor. Leider hat es auch die schlimmsten Konsequenzen. Wenn zum Beispiel in einem Protokoll steht:

Das Thema ‚Antwortzeit bei der Aktion Kundendaten lesen‘ muss bis zum 11.11.2011 geklärt werden.

dann ist zwar halbwegs klar, was getan werden soll; es bleibt aber völlig offen, wer es tun soll und wer dafür verantwortlich ist. Ein Protokollant sollte hier immer das Aktiv verwenden und einen konkreten Namen reinschreiben. Also:

Das Thema ‚Antwortzeit bei der Aktion Kundendaten lesen‘ klärt Herr Müller bis zum 11.11.2011.

Nur so können die Leser feststellen, ob das Protokoll auch den in der Besprechung vereinbarten Maßnahmen entspricht. Es ist besser, einen falschen Namen anzugeben als keinen. Wenn der Name nicht stimmt, wird sich Herr Müller schon beschweren; die Zuständigkeit kann dann geklärt werden.

Nehmen wir als ein anderes Beispiel ein Bibliothekssystem an einer Universität. Eine Anforderung könnte zum Beispiel lauten: Bücher können ausgeliehen und verlängert werden. Der Satz lässt offen, wer Bücher ausleihen und verlängern darf. Vielleicht dürfen zwar Professoren und Studenten ein Buch ausleihen, aber nur Professoren dürfen die Ausleihe eines Buchs verlängern. Daher sollte die Anforderung lauten: Professoren und Studenten können Bücher ausleihen. Professoren können die Ausleihe eines Buchs verlängern.

Wie kann ein Autor sicherstellen, dass er kein Passiv in seinem Text verwendet?

  • Zunächst sollte ein Autor sich selbst immer wieder daran erinnern, aktiv zu schreiben. Während der Erstellung einer Spezifikation hatte sich ein Kollege von mir mal einen Zettel an den Monitor geklebt mit der Aufschrift „Aktiv!“. Es hat geholfen! Ein Autor sollte sich das Aktiv-Schreiben immer wieder bewusst machen. Dann „zuckt“ er irgendwann innerlich zusammen, sobald er versucht, „werden“ oder „wird“ zu schreiben.
  • Wenn ein Autor mit dem Schreiben fertig ist, sollte er bewusst nach passiven Verbformen suchen. Dafür suche ich in einem Text immer nach „wird“, „werden“, „wurden“, „worden“ und nach „man“. Denn „man“ führt zwar zu einer aktiven Verbform, bleibt aber genauso unkonkret wie eine passive Verbform.

Das Verwenden des Aktivs ist in meinen Augen die wichtigste Maßnahme, um konkret und damit verständlich zu schreiben.

Wiederholt Euch!

Ein Autor sollte für eine Sache immer denselben Begriff verwenden. Ein Autor sollte keine Synonyme verwenden, sondern sowohl bei Substantiven und Adjektiven als auch bei Verben immer dieselben Wörter und Formulierungen verwenden, wenn er über dieselbe Sache schreibt. Verwendet ein Autor zwei verschiedene Begriffe, dann hat ein Leser erst mal auch zwei verschiedene Sachen im Kopf.

Gucken wir uns folgende Meldung aus dem Videotext der ARD vom 10.10.2011  an.
ARD Videotext am 10.10.2011In diesen beiden Absätzen wimmelt es von Synonymen:

  • Im ersten Satz verwendet der Autor Liechtenstein und Fürstentum. Wer weiß, dass Liechtenstein ein Fürstentum ist und Schottland nicht, bekommt den richtigen Bezug hin. Für alle anderen bleibt es unklar, ob das Spiel in Schottlands Hauptort oder im Hauptort von Liechtenstein ausgetragen wurde.
  • Im zweiten Satz steht dann Vaduz als Synonym für Hauptort des Fürstentums. Auch hier können dem Autor alle Leser folgen, die die Hauptorte der europäischen Staaten kennen. Für alle anderen kann Vaduz auch der Name eines Stadions sein.
  • Im ersten Satz des zweiten Absatzes kommt dann das Wort Kontinentaleuropäer. Hier bin ich beim Lesen dann so richtig hängen geblieben. Ich musste erst mal analysieren, welches Land damit gemeint ist. Schottland konnte ich schnell ausschließen; aber dann blieben noch Liechtenstein und Tschechien. Letztlich kam ich auf Tschechien, weil ich mich ein wenig für Fußball interessiere und daher Liechtenstein als Teilnehmer bei der EM ausgeschlossen habe. Aus dem Text selbst geht das jedoch nicht hervor.

Diese begriffliche Abwechslung hat der Autor sicherlich gut gemeint; das Verständnis des Textes beim Leser hat der Autor mit dieser begrifflichen Abwechslung jedoch nicht unterstützt. Wenn der Autor den Text wie folgt geschrieben hätte, wären die Synonyme geklärt, die Zusammenhänge eindeutig und der Text für einen Leser verständlicher:
Schottland hat das Fürstentum Liechtenstein in dem Hauptort von Liechtenstein, Vaduz, mit 1:0 geschlagen und so seine Chancen auf die EM-Teilnahme verbessert. Craig Mackail-Smith […] auf ihrem Konto haben.
Die Tschechen haben dennoch […]

Die verwirrende Nutzung von Synonymen kommt jedoch nicht nur in Videotexten vor, sondern leider auch immer wieder in den Texten von uns IT-Experten. Dabei müssten gerade wir das Problem von Synonymen und die Bedeutung eindeutiger Referenzen kennen; schließlich verwendet ein Entwickler im Programmcode auch immer dieselbe Variable für dieselbe Sache. Ansonsten macht das Programm nicht das, was es soll! Genauso ist es auch bei Texten in natürlicher Sprache: Verwendet der Autor Synonyme, macht der Text auch nicht mehr das, was er soll.

Schreibt modular!

Oft lese ich in Spezifikationen oder auch Protokollen seitenweise nur reinen Fließtext. Nein, ich will hier noch nicht auf Bilder eingehen; die kommen im nächsten Absatz dran. Hier geht es mir um den reinen Fließtext, um Fließtext, den der Autor nicht weiter innerhalb eines Kapitels strukturiert hat. Für mich sind die wichtigsten Hilfsmittel fürs Strukturieren im Kleinen

  • Strich-Aufzählungen,
  • Nummerierte Listen,
  • Zwischenüberschriften,
  • Tabellen.

Solche Elemente lockern den Text nicht nur auf; solche Elemente erleichtern dem Leser stark das Verstehen eines Textes, weil der Autor dem Leser den Inhalt vorstrukturiert und so in kleinen Paketen liefert. Alle diese Elemente zeigen dem Leser, welche Aspekte aus Sicht des Autors zusammen gehören. Damit helfen sie sicher zu stellen, dass Autor und Leser dieselbe Vorstellung von einer Sache im Kopf haben.

Strich-Aufzählungen

Strich-Aufzählungen können gut verwendet werden, um mehrere Bedingungen übersichtlich anzugeben. In Wikipedia findet man folgende Definition für die Abseitsstellung im Fußball:

Im Fußball nimmt ein Spieler eine Abseitsstellung ein, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Im Moment der Ballabgabe durch den eigenen Mitspieler ist der Spieler

  • in der gegnerischen Hälfte,
  • der gegnerischen Torlinie näher als der Ball und
  • der gegnerischen Torlinie näher als der vorletzte Gegenspieler.

Ohne Strich-Aufzählung würde der letzte Satz wie folgt aussehen:
Im Moment der Ballabgabe durch den eigenen Mitspieler ist der Spieler in der gegnerischen Hälfte, der gegnerischen Torlinie näher als der Ball und der gegnerischen Torlinie näher als der vorletzte Gegenspieler.

Bei dieser Variante wäre der Satz für einen Leser definitiv schwerer zu verstehen. Jeder Leser müsste zunächst analysieren, dass es drei Bedingungen sind und wo sie anfangen und aufhören. Dies hat der Autor in Wikipedia dem Leser abgenommen.

Nummerierte Listen

Nummerierte Listen haben dieselben Vorteile wie Strich-Aufzählungen; zusätzlich erlauben sie einem Autor, leichter auf die Inhalte zu referenzieren. Sowohl bei Strich-Aufzählungen als auch bei nummerierten Listen sollte ein Autor immer klar angeben, wie die logische Verknüpfung zwischen den einzelnen Elementen ist: Sind sie durch ein logisches UND oder durch ein logisches ODER mit einander verknüpft. Im Beispiel zur Abseitsstellung erreicht der Autor es durch die Angabe wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind; die einzelnen Elemente sind also durch UND miteinander verknüpft.

Zwischenüberschriften

Zwischenüberschriften sind ein Muss in Fließtexten, die über mehrere Seiten gehen und nicht durch Kapitelüberschriften strukturiert sind. Aber auch in Ergebnisprotokollen sind Überschriften bei den einzelnen Protokollpunkten in meinen Augen sehr hilfreich, damit ein Leser im Nachhinein schneller bestimmte Ergebnisse wieder finden kann.

Tabellen

Tabellen sind ein sehr mächtiges Strukturierungsmittel. Sie erlauben es, viele verschiedene Zusammenhänge zwischen mehreren Aspekten kompakt, übersichtlich und verständlich darzustellen. Was sich alles mit Tabellen ausdrücken lässt, sprengt den Rahmen dieses Beitrags. Wer sich genauer mit Tabellen und vor allem mit einer mathematischen Grundlage für Tabellen beschäftigen möchte, dem empfehle ich als Einstieg den Artikel von Parnas, in dem allein 10 Typen von Tabellen beschrieben werden [3].

Die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten von Tabellen zwingt einen Autor aber auch immer dazu, den Aufbau und die Semantik einer Tabelle genau zu beschreiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Leser eine Tabelle anders interpretiert, als der Autor es möchte.

Lasst Bilder sprechen!

Bilder haben sehr viel mit Tabellen gemeinsam: Richtig eingesetzt haben auch Bilder eine sehr große Ausdrucksstärke. Ebenso wie Tabellen benötigen Bilder aber immer einen beschreibenden Text und möglichst auch eine Legende. Das Sprichwort Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. ist sicherlich in den meisten Fällen richtig. Bei einem Bild ohne Legende und ohne erläuternden Text besteht jedoch die Gefahr, dass das Bild dem einen Leser die einen 1000 Worte sagt, dem nächsten Leser andere 1000 Worte und der Autor letztlich wieder andere 1000 Worte im Kopf hatte. Letztlich haben Leser und Autor wieder andere Vorstellungen im Kopf, nicht trotz sondern wegen eines Bildes.

Beim Erstellen von Spezifikationen begegne ich immer wieder der Annahme, dass UML-Diagramme selbsterklärend sind. Nach meinen Erfahrungen sind auch UML-Diagramme nie selbsterklärend und benötigen immer einen erläuternden Text. Der Text allein ist aber auch nicht ausreichend. Beides zusammen, Bild und Text, fördern das Verständnis beim Leser.

Nehmen wir wieder als Beispiel ein Bibliothekssystem an einer Universität. Folgendes Diagramm zeigt einen möglichen Ablauf, wie ein Anwender mit diesem System arbeiten kann:

Beispiel für Aktivitäten in einem Bibliothekssystem

Sicherlich vermittelt das Bild allein eine grobe Vorstellung davon, wie der Ablauf aussieht. Nach meiner Erfahrung ist diese grobe Vorstellung jedoch bei jedem eine andere. Das Bild enthält nicht alle Informationen, zum Beispiel nicht:

  1. Wer kann eine Aktion ausführen?
  2. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
  3. Was bedeuten die einzelnen graphischen Elemente?

Jeder Leser ergänzt diese fehlenden Informationen auf seine Art und Weise. Um hier bei allen Lesern und dem Autor dieselbe Art und Weise sicher zu stellen, muss der Autor das Bild beschreiben und die fehlenden Informationen textuell liefern. Den dritten Punkt aus der obigen Liste kann und sollte ein Autor durch eine allgemeine Einführung in die verwendete Beschreibungstechnik klären, also zumindest durch eine Legende.

 

Gebt Beispiele an!

Ich freue mich auch immer wieder, wenn ich einen komplizierten Zusammenhang möglichst allgemein, abstrakt und präzise aufgeschrieben habe. Das ist zwar schön; für einen Leser sind solche allgemeinen Beschreibungen aber oftmals allein nicht verständlich. Allgemeine, abstrakte Zusammenhänge sollte ein Autor immer durch ein Beispiel erläutern; das Beispiel sollte dabei immer so konkret wie möglich sein.

Insbesondere Algorithmen eignen sich dafür, sie durch ein Beispiel zu veranschaulichen. Unter stellte die deutsche Bundesbank Prüfzifferberechnungsmethoden zur Verfügung, die Kontonummern auf ihre Richtigkeit prüfen. Die Methode mit dem Kennzeichen 02 lautet:

Modulus 11, Gewichtung 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 2

Die Stellen der Kontonummer sind von rechts nach links mit den Ziffern 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 2 zu multiplizieren. Die jeweiligen Produkte werden addiert. Die Summe ist durch 11 zu dividieren. Der verbleibende Rest wird vom Divisor (11) subtrahiert. Das Ergebnis ist die Prüfziffer. Verbleibt nach der Division durch 11 kein Rest, ist die Prüfziffer 0. Ergibt sich als Rest 1, ist die Prüfziffer zweistellig und kann nicht verwendet werden. Die Kontonummer ist dann nicht verwendbar.

Diese Beschreibung der Methode ist sicherlich korrekt. Für einen Leser wäre die Methode sicherlich schon mal leichter zu verstehen, wenn der Autor die einzelnen Schritte als nummerierte Liste angegeben würde:

  1. Die Stellen der Kontonummer sind von rechts nach links mit den Ziffern 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 2 zu multiplizieren.
  2. Die jeweiligen Produkte werden addiert.
  3. Die Summe ist durch 11 zu dividieren.
  4. Der verbleibende Rest wird vom Divisor (11) subtrahiert.
  5. Das Ergebnis ist die Prüfziffer.

Wenn sich ein Autor noch mehr anstrengt und ein Beispiel, besser sogar drei Beispiele für die möglichen Fälle:

  • Rest = 0
  • Rest = 1
  • Rest ≠ 0 und Rest ≠ 1

erstellt, hilft der Autor dem Leser sehr, die Methode zu verstehen. Ansonsten wird sicherlich jeder interessierte Leser hingehen und sich selbst ein Beispiel überlegen. Zum einen muss dies jeder Leser selbst machen; zum anderen bleibt der Leser letztlich im Ungewissen, ob er alles richtig gemacht hat. Diese Sicherheit kann und sollte ein Autor dem Leser mit einem konkreten Beispiel liefern.

Beschwert Euch!

Alle angegebenen Regeln und Tipps richten sich in erster Linie an den Autor eines Texts. Alle Regeln und Tipps richten sich aber auch an die Leser. Wenn ein Text nicht verständlich ist, sollen und müssen sich die Leser beschweren. In meinen Augen ist es die Pflicht eines Autors, verständlich zu schreiben.

Also: Quäl‘ Dich, Du Autor!

 

[1] Schneider, Wolf; Deutsch für Profis: Wege zu gutem Stil,

[2] Schneider, Wolf; Deutsch für junge Profis: Wie man gut und lebendig schreibt

[3] Parnas, D.L., Tabular Representation of Relations, CRL Report 260, McMaster University, Communications Research Laboratory, TRIO (Telecommunications Research Institute of Ontario), October 1992, 17 pgs.

Autor

Dr. Martin Kronenburg Martin arbeitet seit Februar 2011 bei der Accelerated Solutions GmbH als fachlicher Berater.
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